PMBOK®7 y sus 12 principios – Parte 1

Los proyectos no han cambiado, lo que debemos cambiar es nuestra manera de afrontarlos

La séptima edición de la Guía del PMBOK® hace propuestas atractivas para gestionar los proyectos, ya sean predictivos, adaptativos o híbridos. De hecho, esta nueva edición trae en su primera parte 12 Principios que pretenden guiar el comportamiento y la toma de decisiones de todos los que trabajamos en proyectos. Si, leyó bien, TODOS. A diferencia de las publicaciones anteriores que estaban escritas para el rol del líder de proyecto, la séptima fue escrita para todas las personas que participan o están alrededor de cada proyecto.

A continuación, vamos a presentar los primeros 6 Principios y su principal mensaje.

Nota: las palabras en español utilizadas para cada Principio pueden variar con la traducción oficial.

Principio #1: Sea diligente, respetuoso y cuidadoso

En un renglón: tus decisiones y acciones van más allá de los límites de tu proyecto.

La función del líder del proyecto debe fluir al mismo tiempo que se construye un ambiente de respeto, confianza y transparencia. Esto es retador, aunque hace parte de la ética de cualquier profesional; el punto adicional para los los líderes y profesionales en proyectos demanda que estos sean conscientes de que su trabajo y decisiones deben estar alineados con el buen desempeño durante el proyecto y que además los impactos del proyecto en los temas financiero, social y ambiental deben ser positivos, inclusive cuando el proyecto haya terminado y aquellos que participaron ya no estén.

Principio #2: Cree un ambiente colaborativo para el equipo del proyecto

En un renglón: juegue y deje jugar que este juego es de todos y para todos

Desde hace muchos años ya no deberían usarse expresiones como: “yo hago bien mi trabajo y no me importa lo que hagan los demás” o “esa no es mi responsabilidad”. Tener un equipo de trabajo no tiene sentido si es posible contratar personas por separado donde cada una entrega su parte sin necesidad de que se hablen o conozcan. Los problemas que resolvemos son cada vez más complejos y no se atienden con una sola persona o una sola profesión y por eso es necesario un equipo de trabajo. El mensaje adicional es que el proyecto va a fluir mejor si todos se comprometen a crear un ambiente colaborativo y agradable. Cuando se dice TODOS, evidentemente se refiere a TODOS, no es función exclusiva del líder del proyecto o el gerente de la compañía crear un buen ambiente de trabajo para que cada uno se desempeñe de la mejor manera.

Principio #3: Involucrarse de manera efectiva con los stakeholders

En un renglón: en los proyectos también aplica: “es mejor tener amigos que plata”

Los interesados o stakeholders son los que definen si un proyecto es exitoso o no. Esto no cambió con la séptima edición, simplemente la nueva guía del PMBOK® está recordando que las personas que participan en los proyectos deben crear y sostener relaciones efectivas con aquellos que tienen el veredicto final sobre los resultados del proyecto. Esto va a exigir obviamente al máximo las habilidades blandas de los integrantes del equipo de proyecto y su líder. Todo esto ya lo sabemos, ¿pero lo llevamos a la práctica?

Principio #4: Enfoque en el valor

En un renglón: lo importante no es el proyecto sino el valor que va a generar, esto va más allá de simplemente administrar alcance, costo y tiempo

Este es un mensaje constante que se lee entre líneas y también de manera explícita a lo largo del libro. Este principio es acertado, pero en la práctica puede ser complejo y se necesita de mucho criterio para decidir dónde y cuándo se puede generar más valor. Por el momento, se puede comentar que el punto de partida para que el líder del proyecto y su equipo ajusten sus acciones y decisiones hacia una mayor entrega de valor es el conocimiento de las necesidades del negocio, la justificación del proyecto y los objetivos estratégicos de la organización. Todo esto parece fácil, pero a mi juicio, este principio es “una especie de poder que se debe usar con mesura” dado que “más valor” puede llegar a ser contraproducente si no entendemos que significa realmente agregar valor en cada proyecto específico, vamos a irrumpir con una ley no escrita: en los proyectos no excedemos las expectativas, las cumplimos y listo.

Principio #5: Identifique, evalúe y responda a las interacciones entre sistemas.

En un renglón: Los proyectos no pueden verse más como una rueda suelta.

Una vez más la séptima edición invita a todo el equipo para que vea más allá de los límites del proyecto. Por ejemplo, desde el proyecto deben visualizarse las situaciones que pueden presentarse cuando éste entre en operación y así tomar las decisiones técnicas necesarias para que no lleguen problemas a dicha operación. Igualmente, durante el proyecto es necesario identificar qué áreas de la organización deben interactuar para que los entregables del proyecto “no aparezcan de un día para otro sin previo aviso” e igualmente invitar a que las demás áreas se alineen con los tiempos y necesidades del proyecto. Dicho de otra manera, al realizar un proyecto no deberían aparecer comentarios como: “¿Y ahora qué *&#% estarán haciendo esos locos del área de proyectos?”

Principio #6: Demuestre rasgos de liderazgo

En un renglón: El líder del proyecto no debe ni puede empujar solo.

Este es un mensaje claro y contundente: el liderazgo no es exclusivo del líder del proyecto. Se espera que cada stakeholder e integrante del equipo de trabajo asuma su trabajo y su relación con los demás con una convicción que solo cada integrante puede autogenerarse. Siendo más directos, si usted es una persona a la cual hay que decirle que hacer y cómo actuar en cada momento de un proyecto entonces no es apta para trabajar en proyectos modernos. Y si usted al ver que otro miembro del equipo del proyecto “no está remando en la misma dirección”, considera que debemos esperar a que el líder del proyecto se percate de esta situación y haga algo al respecto; usted todavía no está alineado con la nueva forma de hacer proyectos.

Como se puede observar, estos principios van dirigidos a todas las personas que trabajan en proyectos y con mensajes específicos para los integrantes del equipo. Por eso, estos principios deben estar en el ADN de los departamentos de proyectos para que guíen sus acciones y decisiones, las cuáles se van a reflejar durante y después del desarrollo de cada proyecto.

En el próximo articulo presentaremos los 6 Principios restantes para completar el análisis de la primera parte de la séptima edición de la guía de PMBOK®.

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