PMBOK®7 y sus 12 principios – Parte 2

El entorno puede cambiar mañana mismo, eso no puede detener al proyecto.

Ahora que estás actualizado en los primeros 6 principios, vamos a presentar los 6 principios restantes de la séptima edición de la Guía del PMBOK®. En este segundo grupo se encuentra un factor común en algunos de ellos: olvídese de recetas que sirven para toda ocasión, para liderar proyectos es más relevante adaptarse rápidamente que hacer funcionar las herramientas que le sirvieron en el pasado.

Luego de esta introducción, ahora si vamos con la segunda mitad.

Nota: las palabras en español utilizadas para cada principio pueden variar con la traducción oficial.

Principio #7: Ajuste con base en el contexto

En un renglón: cada proyecto necesita su propia receta

Por definición cada proyecto es único, no solo en su resultado o producto, sino en su entorno; por ello es necesario tomar el enfoque de desarrollo que mejor corresponda en cada caso. Este principio nuevamente invita a “no casarse” con una sola forma de hacer las cosas cuando puede existir una opción dentro de la gama de las alternativas predictivas, adaptativas e híbridas que puede ser más conveniente para un proyecto en particular. Como si fuera poco, además de “seleccionar y ajustar la receta para cada proyecto” con base en el contexto, los stakeholders, y las condiciones propias de la organización; este ajuste debe tomar los elementos necesarios y solamente los necesarios para sacar adelante el proyecto. De manera práctica, este principio sugiere que para cada proyecto se deben tomar solo los procedimientos y formatos que apliquen, y sobre todo, solo aquellos que le aporten valor.

Principio #8: Calidad

En un renglón: Calidad es calidad y punto.

Es curioso que haya un principio dedicado exclusivamente a un tema que debería darse por sentado. Comencemos recordando que calidad es cumplir requisitos, pero PMBOK®7 recalca que el enfoque hacia la calidad y el cumplimiento de requisitos implícitos o explícitos tiene como objetivo la aceptación de los entregables del proyecto, los mismos que a su vez van a generar los resultados esperados por la organización.

Principio #9: Navegar en la complejidad

En un renglón: ningún plan dice que pasará mañana

Los proyectos y las organizaciones se mueven en un mundo complejo y por eso ya no podemos seguir pensando que para gestionarlos simplemente vamos a un plan o documento y buscamos la parte donde dice “que hacer en caso de…”. Como no es posible prever todos los eventos que se pueden presentar, es necesario echar mano de la capacidad de los equipos para modificar sus acciones y así responder mejor a cada situación que se presente sin desviarse de los objetivos inicialmente pactados. Es importante aclarar que este punto no sugiere la improvisación como la mejor herramienta para el desarrollo de los proyectos, sino que invita a los equipos de trabajo a vigilar las situaciones que puedan emerger y afectar al proyecto, al mismo tiempo que amplían las alternativas para responder a dichas situaciones.

Principio #10: Optimizar la respuesta a los riesgos

En un renglón: La respuesta a un riesgo no debe hacer inviable al proyecto

Identificar riesgos es muy fácil, pero definir una respuesta “pagable”, práctica, acordada con los stakeholders, y coherente con los límites del proyecto y el riesgo mismo; exige tener a disposición profesionales realmente conocedores de su disciplina y comprometidos con el proyecto. Hacer un listado de todos los posibles “what if” no es gestión de riesgos, pero identificar un riesgo relevante en el contexto del proyecto y dar una respuesta igualmente apropiada si lo es. La gestión de riesgos no puede seguir siendo un “ejercicio de miedo” que haga un proyecto inviable, y por eso este principio recuerda que la practicidad es la mejor herramienta para responder a algo que es inherente a todos los proyectos: los riesgos.

Principio #11: Adaptabilidad y Resiliencia

En un renglón: sí el equipo y la empresa entendiera esto, hacer proyectos sería mucho más fácil

Adaptabilidad es responder a un entorno cambiante. La invitación a desarrollar la capacidad de adaptarse cuando gestionamos proyectos aparece repetidamente en la séptima edición, y al colocarlo de manera explícita en el penúltimo principio indica que ahora gestionar proyectos es prácticamente sinónimo de adaptarse. Supongo que hasta aquí ha quedado claro esto de adaptarse, adaptarse, adaptarse. Por otra parte, Resiliencia es la capacidad de absorber las situaciones inesperadas y recuperarse pronto para seguir adelante. Por todo lo anterior, tener un equipo que desarrolle y combine adaptabilidad y resiliencia es la clave para darles la confianza de que ellos mismos encontrarán los caminos que permitan la mayor entrega de valor, a pesar de que dichos caminos no sean los que estaban en el plan ni tampoco los más fáciles de transitar.

Principio #12: Permita el cambio para alcanzar ese estado futuro tan deseado

En un renglón: aquí no estamos hablando de control de cambios, estamos hablando del verdadero cambio que lleva a las organizaciones al siguiente paso.

Un proyecto no se hace para gastarse el presupuesto del año fiscal, se hace para lograr un estado futuro que a la vez se planea y desea por y para la organización, es decir, un proyecto en sí mismo es el medio que las organizaciones utilizan actualmente para alcanzar de manera programada “el siguiente nivel”. Hasta aquí, todo es muy entendible, pero este principio incluye dos puntos relevantes para el uso de los proyectos a nivel empresarial:

  • El proyecto debe reflejar en cronograma y presupuesto las actividades que faciliten la adopción y disfrute de los beneficios que se van a derivar del proyecto mismo cuando entre en operación.
  • Hacer demasiados cambios en un periodo corto de tiempo puede desgastar al personal de cualquier compañía. Cada proyecto trae algo nuevo y por ello es contraproducente hacer más proyectos de los que puede manejar la organización.

Hasta aquí, los 12 principios. Solo resta decir que nunca había leído con tanto gusto una edición del PMBOK® porque va “directo al grano”, y sin tapujos ni temores, expresa aquello que es necesario para rescatar la esencia de lo que siempre debió y deberá ser la gestión de proyectos.

“PMI®”, “PMBOK®”, son marcas registradas por el Project Management Institute, Inc.

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