17 años después: PMBOK®7 llega con cambios estructurales

Para empezar, las áreas de conocimiento y los grupos de procesos le dan paso a nuevos conceptos

La Guía del PMBOK® ha sido por años el libro fundamental del PMI® (Project Management Institute) para la gestión de proyectos que ha permitido a los profesionales y organizaciones comprender los proyectos a través de un lenguaje común. Esto ha servido para establecer herramientas para afrontarlos, e inclusive ayudado a diseñar sus propias metodologías para desarrollarlos.

Recientemente salió la esperada séptima edición, la cual llegó con una estructura completamente diferente a las 4 ediciones anteriores y por tanto se hace prácticamente obligatorio que los directores de proyectos y demás personas que trabajan en proyectos estén al tanto de la renovada propuesta del PMI®.

Dado que la estructura que utilizaron las ediciones de las últimas 2 décadas cambió notablemente para la séptima edición, resulta normal preguntarse cosas como:

  • ¿Ya no sirve lo que aprendimos en Gestión de Proyectos?
  • ¿lo que hacemos actualmente en proyectos es incorrecto?
  • ¿La definición de proyecto cambió?

De manera introductoria y sin pretender resumir todo el detalle de la nueva edición en pocas líneas en un estilo “light”, a continuación, presentaremos los cambios principales y algunos aspectos que se conservan con el fin de empezar a actualizarnos en la última y sobretodo renovada publicación de la Guía del PMBOK®.

Como todo proyecto, PMBOK® 7 tenía que empezar por unos requisitos

Para todo proyecto es necesario contar con las expectativas y requisitos de los interesados o stakeholders. En este caso, las premisas que moldearon el estilo del PMBOK®7 fueron:

  • Conservar la Guía del PMBOK® como el libro clave para la Gestión de Proyectos
  • Incluir información complementaria orientada a la práctica
  • La nueva edición debe verse como un complemento a las ediciones anteriores, es decir, PMBOK® 7 no desconoce o niega lo dicho en las versiones previas, sino que continua como un aporte más a la comprensión de la Gestión de los Proyectos.
  • Hacer un libro más liviano y fácil de leer.

Este último punto es verificable al leer su contenido y mucho más notorio si comparamos el cambio en el número de páginas a lo largo de las ultimas 4 ediciones (ver gráfica), donde la cantidad de páginas se duplicó entre la tercera y la sexta edición, pero ahora la séptima entrega tiene solo la tercera parte de la sexta edición:

Cantidad de Páginas de cada edición del PMBOK Guide® (Elaboración Propia)

El cambio fundamental

Más que un cambio, es una evolución en la forma como se presenta la Gestión de Proyectos. Las ediciones previas giraban en torno a los Procesos de la Gestión de Proyectos agrupados en Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre; los cuales apuntaban a objetivos como:

  • Tener prácticas predecibles
  • Documentar todo lo importante
  • Obtener un punto de referencia para evaluar los procesos y su mejora.

Perseguir estos objetivos con poco criterio pudo derivar en la mal llamada “metodología PMI®”. Pero todos los cambios en el orden mundial y el avance en la tecnología han creado un nuevo terreno donde es necesario tener más opciones para afrontar los proyectos y por tanto la séptima edición de la Guía del PMBOK® ofrece un estándar basado en 12 Principios que le apuntan más a la obtención de los resultados y a la generación de valor pero sin necesidad de invalidar lo dicho en las ediciones anteriores.

¿Y dónde quedaron las famosas áreas de conocimiento?

Otro cambio relevante en PMBOK® 7 es proponer una visión sistémica que le apunta a la entrega de valor a través de toda la integración de las capacidades de las áreas de una compañía, dicho de otra manera, el proyecto, el gerente del proyecto, el equipo, y el área de proyectos deben trabajar en una estrecha relación con las demás áreas e interesados con un objetivo común: generar valor para la organización.

Esta visión sistémica deriva en pasar del manejo de las Áreas de Conocimiento a los nuevos Project Performance Domains. Los Performance Domain son 8 en total (interesados, equipo, enfoque para el desarrollo del proyecto y su ciclo de vida, planificación, trabajo del proyecto, entrega, medición, e incertidumbre). Cada uno representa un conjunto de actividades que le apuntan finalmente a la entrega de valor y que es precisamente uno de los énfasis que hace la nueva edición: Un proyecto es para generar valor y no debe verse simplemente como una entrega de alcance dentro de un límite de tiempo y dinero.

Nota: las palabras en español de los 8 Performance Domains puede variar con la traducción oficial.

¿Algo se conservó?

Como se ha mencionado, la nueva edición debe verse como una evolución en vez de una propuesta diferente para afrontar los proyectos. Por ejemplo, en la sexta edición se incluyeron consideraciones especiales a tener en cuenta al momento de desarrollar proyectos en ambientes ágiles, ahora en la séptima edición se da un paso adelante al aclarar que todo el documento es válido para aplicar en cualquier esquema, ya sea predictivo, adaptativo o híbrido.

Pero otros conceptos se conservan casi intactos, uno de los más importantes es la definición de PROYECTO; y así los proyectos siguen siendo UNICOS y TEMPORALES, lo cual es un alivio porque de esta manera no hay que reformular la comprensión del concepto principal para todos los que trabajamos en esta profesión. Lo que si tenemos que evolucionar es la forma de gestionarlos.

Otro concepto que se conserva es la definición de INTERESADO (stakeholder), de esta manera, son estos quienes siguen definiendo la percepción de éxito o fracaso de un proyecto; lo que se hace en la nueva Guía del PMBOK® es seguir insistiendo en la importancia de gestionar los interesados desde el inicio del proyecto y continuar dicha gestión hasta su cierre para favorecer el éxito.

En conclusión, algunas definiciones siguen vigentes y otras cambian, pero lo más importante está en el mensaje que quiere transmitir la séptima edición para gestionar los proyectos respondiendo a los nuevos retos que deben enfrentar los proyectos y las organizaciones y por tanto solo resta invitarlos a leer, asimilar y poner en práctica la propuesta de la nueva versión del libro fundamental de la Gestión de Proyectos.

Nota: “PMI®”, “PMBOK®”, son marcas registradas por el Project Management Institute, Inc.

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