La séptima edición del PMBOK® Guide (libro fundamental del Project Management Institute) saldrá finalmente este 2021 y tendrá un cambio total respecto a la estructura que conservó durante las ediciones anteriores. Una de las modificaciones más profundas está relacionada con los Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento, las mismas que han servido para comprender la Gestión de Proyectos en las ultimas 2 décadas. Esto no significa que estos términos ya sean obsoletos, simplemente van a “mimetizarse” en una nueva propuesta basada en Principios y Dominios de Desempeño.
Para el objeto de este artículo, recordemos que hay 10 áreas de conocimiento: integración, alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados. Decir que todas son importantes para gestionar un proyecto es demasiado fácil, sin embargo, escoger solo una como la más importante puede parecer atrevido, pero realmente termina siendo una estrategia para afrontar proyectos tanto predictivos como adaptativos.
¿Cuál es el área de conocimiento más importante?
Algunos dicen que la Gestión de Comunicaciones, otros la Gestión de Riesgos o la Gestión de Interesados.
Para mí, la respuesta es la gestión del alcance (scope), la cual se encarga de que el proyecto incluya solamente el trabajo justo y necesario para terminar el proyecto con éxito.
¿Por qué la Gestión del Alcance?
Porque es estratégico. Una clave para afrontar proyectos es tomar una variable y hacer que todas las demás giren alrededor de ella. En este caso, la estrategia es colocar el alcance como la base para hacer funcionar a las demás áreas de conocimiento.
En la siguiente tabla se presenta la importancia o la relación que tiene el alcance con cada área de conocimiento:
| Área de Conocimiento | Relación con el Alcance |
| Cronograma, Costos, y Recursos | El alcance es la parte visible del proyecto, y que luego se traduce en tiempo, dinero, y recursos físicos y humanos. |
| Calidad | La calidad solo existirá cuando se conozca el alcance. No tiene sentido definir normas o estándares, ni mucho menos pruebas cuando el alcance es desconocido o difuso. |
| Comunicaciones e Interesados | Sí nadie conoce el alcance, la única razón de comunicarse será para definir el alcance. Sí todos tienen en su mente un alcance diferente, prepárese para atender muchos problemas de comunicación. Por no decir, malentendidos. |
| Riesgos | El riesgo más peligroso es desconocer el alcance. |
| Adquisiciones | El alcance es la clave para determinar que comprar o que hacer dentro del proyecto. Nada más complejo que un contrato con cláusulas redactadas correctamente, excepto aquella donde se describe el “objeto del contrato”. |
| Integración | Después de leer las líneas anteriores, es obvio que no hay nada que integrar cuando el alcance estuvo mal gestionado. |
¿Esta estrategia aplica en proyectos predictivos o adaptativos?
Para los métodos predictivos aplica de manera directa porque justamente este tipo de proyectos están concebidos para que el punto de partida sea el alcance.
Por otra parte, aunque en los métodos adaptativos el término “alcance” no hace parte de su vocabulario; también es aplicable dicha estrategia. Tomemos como referencia el marco de trabajo Scrum, el cual está diseñado para ir validando continuamente que el trabajo realizado por el equipo va en el sentido correcto a través de cada evento.
Para comprender este punto de vista será más fácil cambiar el término “alcance” y decir que “todos los eventos de Scrum giran alrededor del trabajo a realizar”, tal como lo presenta la siguiente tabla:
| Evento | Relación con el trabajo a realizar/realizado |
| Sprint Planning | Justamente aquí se define el trabajo a realizar durante el Sprint. |
| Daily Scrum | Sirve para chequear que el trabajo realizado por cada miembro del equipo sigue alineado día tras día. |
| Sprint Review | Los interesados deben encontrar en el trabajo realizado “algo tangible” que responda a sus expectativas. |
| Sprint Retrospective | Su objetivo es mejorar la efectividad del trabajo a realizar en el siguiente Sprint. |
| Sprint | Finalmente, el Scrum Team se encarga de materializar el Sprint Goal por medio del trabajo realizado durante cada Sprint. |
Conclusión
Independiente de la forma de trabajo predictiva, adaptativa, o híbrida, haga girar todo alrededor del “alcance” o el “trabajo a realizar”; aunque usted sabe que un proyecto tiene otros elementos clave. Esto no es una regla, ni mucho menos una camisa de fuerza; es una forma de trabajo que puede convertirse en estrategia.
Otra forma de ver la propuesta de este artículo es: El primer paso de la Gestión de un Proyecto es establecer el alcance. En caso de que esto no sea posible, resuelva el primer paso antes de continuar; de otra manera se desperdiciarán los recursos.
Estoy de acuerdo con decir que el área central del proyecto es el alcance, como indicador del trabajo a ser realizado. Complemento este concepto por el hecho de que es el depósito racional de los requisitos que deben cumplir producto y proyecto, como razón de ser de la inversión. Y debe establecerse un alcance preliminar en el acta de inicio, para luego ser refinado en la planeación.
Hola John, excelente complemento. Definitivamente los requisitos son el alma del alcance y de ahí su importancia.
Mmmuy interesante, y apropiadas justificaciones, aun así me quedo con las comunicaciones, por lo menso en mi caminar sigue siento un asunto que no posibilita la gestión adecuada de las demás áreas. Pero si es muy clave saber “Qué” que y tenerlo presente siempre
Hola Yudiney. Precisamente la invitación del artículo es a tomar un área de conocimiento y convertirla en la punta de lanza de tu estrategia para gestionar los proyectos y escoger las GESTION DE COMUNICACIONES es una opción muy apropiada.
Bajo la normales situaciones, creo que es correcto el análisis. En el mundo de la complejidad, cobrea gran importancia el manejo de los riesgos
Interesante discutir que es “situación normal”. De todas maneras tomar la Gestión de Riesgos como la base para el estilo de la Gestión del Proyecto es una opción muy válida.
Gracias Asdrúbal. Claro y conciso. Muy interesante gestionar el alcance. Tradicionalmente se formula pero no se gestiona. Es una propuesta de gran utilidad, sobre todo si es un proyecto que se está realizando en equipo.
Hola Gloria. Gracias por leer y comentar. Sobre tu comentario, Que bueno sería que por lo menos se formulará el alcance. Lastimosamente muchos proyectos están arrancando sin tener claro ni siquiera un objetivo sólido, y mucho menos el alcance o las condiciones para gestionarlo.
Excelente articulo.
Me inclino por conocer muy bien el concepto de lo “sistemico” y con ello gozar del “don” de posser criterio de tal modo que ambid conceptos se manejen armonicamente.
Gracias Sergil por tu comentario. Eso es precisamente gerenciar: “combinar con criterio la teoría y el arte a través del talento”
Totalmente de acuerdo, para mi también el alcance es el área de conocimiento mas importante, de esta depende también las variables de tiempo y costo de un proyecto.
Gracias Laura por leer y comentar.
Muy valioso artículo. Considero que aunque sea considerado el “Alcance” como una área de conocimiento, es más la base para aplicarlas (riesgos, calidad, comunicaciones, adquisiciones). Dicho esto, considero que el alcance es la materia prima y la “Integración” la manera como tomaremos las mencionadas “Áreas de conocimiento” para gestionar los proyectos.
Muchas gracias por leer Francisco. Excelente resumen: “alcance como materia prima e integración para hacer que las demás áreas de conocimiento funcionen”
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