7 claves de una verdadera Daily Scrum

Daily Scrum es uno de los 5 eventos del marco de trabajo llamado Scrum, sin embargo puede usarse en cualquier ambiente donde hayan equipos de trabajo. En este artículo vamos a presentar 7 puntos clave que nunca se deben olvidar para obtener los beneficios para lo cual fue creada. Primero que todo, sugiero que te identifiques con alguno de los 3 públicos siguientes, dado que dependiendo del grupo donde te ubiques; habrá un objetivo específico para la lectura de este artículo:

  • Para aquellos que ya utilizan la Daily Scrum: recordar porque la hacen y no caer en “Zombie Scrum”, es decir, practicar Scrum por inercia o sin sentido, lo cual evita obtener los beneficios de este marco de trabajo.
  • Para aquellos que trabajan en proyectos, pero no conocen la Daily Scrum: presentarla con la intención de que la pongan en práctica, independiente del método de proyectos utilizado (predictivo, adaptativo, o híbrido)
  • Para aquellos que no trabajan en proyectos: mostrar un tipo de reunión efectiva que permite al equipo de trabajo estar enterado a nivel individual y grupal de lo cerca o lejos que se encuentra el objetivo trazado.

Nota para practicantes de Scrum: los términos utilizados pueden diferir de los descritos en la Scrum Guide porque se pretende que todas las personas que hacen parte de un equipo de trabajo la puedan implementar, sea que trabajen en proyectos o en procesos.

Definidos los tipos de públicos, ahora si vamos a hablar de la Daily Scrum pero sin hacer una réplica de lo que ya está escrito en la última actualización de la Scrum Guide sino con un lenguaje simple para comprender lo fundamental de este tipo de reunión.

  1. Lo importante: La Daily Scrum es una reunión diaria que sirve para que el equipo de trabajo identifique como va cada integrante y el equipo en general respecto al objetivo específico que desean alcanzar.
  2. La logística: La Daily Scrum se realiza diariamente a la misma hora y en el mismo lugar, y no debe tomar más de 15 minutos. Esto se hace así para ir “directo al grano” y eliminar situaciones que deterioran el ritmo de trabajo como: “no hay sala para reunirnos”, “a mí no me citaron”, “pensé que la reunión era en otro lugar”, etcétera, etcétera, etcétera. En caso de que se trate de un equipo virtual, simplemente todos deberán tener a mano el link para la reunión. Esto no deberá alterar lo fundamental de la Daily Scrum y los puntos aquí descritos.
  3. Como se hace: La Daily Scrum es una reunión donde todos están de pie. Si… la reunión se realiza de pie; porque si “vamos al grano” en menos de 15 minutos, no hay tiempo para sentarse. Además, de esta manera se ocupa menos espacio, lo que resulta ser un beneficio colateral de la Daily Scrum.
  4. La Técnica: la Scrum Guide sugiere que la reunión se realice a juicio del equipo de trabajo siempre y cuando no se pierda lo relevante de una Daily Scrum. La estructura más típica consiste en que cada integrante responda 3 preguntas:
    • ¿Qué hice ayer respecto al objetivo que se trazó el equipo de trabajo?
    • ¿Qué voy a hacer hoy respecto al objetivo que se trazó el equipo de trabajo?
    • ¿Encuentro algún impedimento que evite el logro del objetivo, ya sea a nivel personal o grupal?
  5. Los detalles: en caso de que 2 o más integrantes identifiquen detalles que demandan un tiempo mayor para su análisis, como por ejemplo asuntos técnicos; entonces se reúnen por fuera de la Daily Scrum evitando que todos pierdan tiempo escuchando una serie de elementos que no afectarán sus tareas.
  6. Los beneficios: adicional a los beneficios que se encuentran entre líneas en los puntos anteriores, se destacan los siguientes:
    • El equipo de trabajo o algún integrante en particular puede ajustar rápidamente su plan hacia el logro del objetivo sin necesidad de esperar por otro tipo de reunión.
    • Un integrante puede darse cuenta si una actividad planeada o “en desarrollo”, ya no es necesaria y así evitará caer en reprocesos.
    • Fomenta una rápida toma de decisiones.
    • Se eliminan otras reuniones.
  7. Más posibilidades: los practicantes de Scrum utilizan la Daily Scrum para medir el avance. Cualquiera que utilice este tipo de reunión lo puede hacer, sin embargo para equipos que no utilicen Scrum deberán diseñar una forma de seguimiento que permita actualizar el avance hacia el objetivo que están persiguiendo en solo 15 minutos.

PRO TIP: si vas a implementar o ya utilizas la Daily Scrum, es vital que todos entiendan y recuerden la razón de este tipo de reunión, de otra manera se convertirá en un evento sin sentido.

En conclusión, la Daily Scrum no es exclusiva de Scrum y puede utilizarse tanto en proyectos como en el seguimiento de los procesos de una organización. Esta forma de estructurar una reunión va directo a un aspecto fundamental de la coordinación de los equipos de trabajo: conocer el estado de las tareas asignadas con la intención de lograr un objetivo planteado previamente y reaccionar rápidamente en caso de ser necesario; todo esto con un bajo consumo de tiempo y recursos.

Este artículo se escribió gracias al comentario de un lector. Ese es justamente el objetivo de estos textos sobre Gestión de Proyectos: proponer un punto de vista que encuentre eco en las personas que trabajan en Proyectos y así enriquecer “la conversación”.

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4 comentarios en “7 claves de una verdadera Daily Scrum”

  1. Juan David Rojas

    Buen día profesor Carmona,

    Hace un tiempo tuvimos la iniciativa en la empresa de reunirnos diariamente con los integrantes del equipo de mi proceso de la organización, fue muy útil para evaluar el desempeño y la ejecución de cada proyecto pero solo tratamos lo que se hizo el día anterior y me gusta mucho la idea de agregar a esas reuniones el que se va hacer hoy y que impedimentos hay.

    Me gustaría ver un articulo sobre ideas o concejos para mantener el equipo motivado con la reunión diaria y que no se pierda la frecuencia de la reunión en el tiempo ni que se preste para que sea una razón de estrés.

    Muchas gracias.

    1. Juan David, que bueno que has implementado la reunión y que además encuentras algo para mejorarla a través del artículo. Sobre tu inquietud, te respondo inicialmente con unas preguntas ¿actualmente están desmotivados con la daily scrum? ¿qué les causa estrés? Profundizar en estos 2 puntos permite saber por donde empezar para que la Daily Scrum sea una “amiga” del equipo en vez de una “enemiga”

  2. Luis Asdrubal, gracias por esta artículo tan claro, sencillo y práctico. Gracias por compartirlo en el Marketing Group de Tiempo de Mercadeo. Espero que lo apliquemos muy pronto en las mesas de trabajo.

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