Los Proyectos son una Torre de Babel

Sobre el artículo de la semana pasada, un amigo y experto en Gerencia de Proyectos hizo este comentario: “Muy Interesante, en los proyectos hay mas que aplicar que el PMI®” Estas palabras inspiraron el artículo de esta semana.

Antes de relacionar un proyecto con una Torre de Babel, comencemos mencionando que el Project Management Institute es reconocido a nivel mundial, y en nuestra región es prácticamente el “top of mind” cuando se habla de Proyectos. Sin embargo, existen otras instituciones que también se especializan en este tema y proponen otras formas de analizar y entender la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios.

En este artículo no vamos a presentar o comparar otras instituciones, solo tomaremos la definición de PROYECTO de una de ellas y nos centraremos en un punto específico del concepto para finalmente dar recomendaciones aplicables en la práctica, dado que este es el objetivo principal del Blog.

“A project is a unique, temporary, multi-disciplinary and organised endeavour to realise agreed deliverables within predefined requirements and constraints. Project Management typically involves personnel from project management associates up to senior project managers”

Fuente: página 27, ICB 4.0, IPMA

Nota: Esta definición es tomada del estándar Individual Competence Baseline® (ICB4) emitido por el International Project Management Association (IPMA®). Esta organización cuenta igualmente con un reconocimiento mundial aunque su mayor influencia está en Europa.

Ahora si, vamos a tomar el punto que deseo destacar a partir de la definición presentada por IPMA®: “Un proyecto es un esfuerzo multi-disciplinario” Esta simple frase en la práctica es mucho más exigente de lo que parece y demanda del líder del proyecto toda su capacidad para hacer que varias disciplinas o profesiones se conjuguen para sacar adelante el proyecto antes de que este se convierta en una Torre de Babel donde cada profesional habla su propio lenguaje y no le interesa entender el idioma o razones técnicas de los demás.

La condición de “multi-disciplinario” en los proyectos tiende a ser cada vez más compleja. Quien lleve 10 o más años en proyectos recordará que tomar una decisión en el pasado era más fácil porque no era necesario poner de acuerdo a tantos “stakeholders” como hoy en día. Obviamente, el deber de cada profesional es hacer los estudios, cálculos, y análisis pertinentes para que el proyecto se haga correctamente desde su punto de vista técnico. Sin embargo, varias miradas y desde diferentes ángulos (algunas veces opuestos) causa en los proyectos dificultades extras que el Líder del Proyecto debe sortear y que tal vez cada experto del proyecto o miembro del equipo de trabajo ni siquiera se da cuenta.

Para dar contexto, supongamos que se va a diseñar y construir un nuevo datacenter. Sobre el diseño del edificio principal, deben tenerse en cuenta el aporte de varias disciplinas y cargos:

  • Ingeniero civil: va a desarrollar un diseño que cumpla las normativas sismo-resistentes.
  • Arquitecto: va a concentrarse en una estructura que refleje un estilo moderno.
  • Jefe de Finanzas: espera que la inversión sea baja.
  • Jefe de Mantenimiento: necesita que la operación del nuevo datacenter demande poca participación de su personal.
  • Ingeniero de sistemas: exige que los cuartos sean espaciosos y faciliten el rápido crecimiento.
  • Dueño del negocio: necesita el datacenter muy pronto porque ya adquirió compromisos con algunos clientes.

¿Cómo diseñar y construir un edificio bueno, bonito, barato, auto sostenible, amplio, versátil y que esté listo en menos tiempo de lo normal? Ningún libro lo dice, pero el líder del proyecto está ahí para hacer que los aportes y exigencias técnicas (y no técnicas) de todas las disciplinas involucradas confluyan en una solución real, en este caso: un edificio para un datacenter . Y como si fuera poco, respetando los límites de un cronograma y un presupuesto.

El líder del proyecto debe hacerse a la idea de que no puede hacer el proyecto solo y por eso necesita la participación de varias disciplinas, aunque esto origine de manera natural una situación tipo Torre de Babel. El Gerente del Proyecto debe ser consciente de que cada profesional ha estudiado muchos años para perfeccionar sus capacidades y lenguaje técnico, razón por la cual, ellos pueden aportar conocimiento y experiencia al proyecto.

Independiente de la industria o sector, o sí el proyecto es predictivo, adaptativo o híbrido (HPM), los comentarios y recomendaciones para un líder de proyectos en una situación similar son:

  • El líder de proyecto tiene la difícil tarea de hacer que profesionales y expertos en múltiples ámbitos del conocimiento se entiendan entre sí a pesar de que tengan idiomas técnicos diferentes.
  • Los proyectos son multi-disciplinarios. Esto no va a cambiar, por el contrario, tiende a ser cada vez más complejo. Dicho de otra manera, prepárese como Líder de Proyecto a fortalecer la capacidad de hablar con más y más personas que tienen lenguajes técnicos cada vez más especializados.
  • Aunque el líder del proyecto es la cara visible y el responsable por el proyecto, es función de todos encontrar una solución que cumpla técnicamente los requisitos. El primer paso es lograr que los miembros del equipo y expertos participantes sean conscientes de esta necesidad.
  • El Líder del Proyecto debe orientar la conversación con los expertos hacia soluciones factibles y no hacia opiniones inviables.
  • Finalmente, mientras sea posible, fomente la posibilidad de que los expertos y líderes técnicos se conozcan entre sí para que trabajen en equipo y no como islas independientes. Si son profesionales con sentido común, buscarán que el proyecto avance y evitarán caer en reprocesos derivados de los cambios a las decisiones ya tomadas.

Este articulo se escribió gracias al comentario de un lector. Ese es el objetivo de estos textos sobre Gestión de Proyectos: proponer un punto de vista que encuentre eco en las personas que trabajan en Proyectos y de esta manera enriquecer “la conversación”.

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6 comentarios en “Los Proyectos son una Torre de Babel”

  1. Jose Ignacio Gutiérrez

    Excelente artículo, definitivamente las diferentes disciplinas no pueden ser “islas independientes” y hoy en día aún pasa mucho, cada uno se dedica a lo suyo sin compartir con los otros y luego se generan reprocesos por interferencias presentadas que se pudieron evitar mientras se realizaba el proyecto. Todo proyecto debe tener un orden cronológico para que las diferentes disciplinas intervengan y muchas veces todos entran al mismo tiempo y desde ahí ya se tienen problemas.

    1. Gracias por leer el artículo. Efectivamente ocurre mucho que cada miembro del equipo o grupos de trabajo de una misma disciplina trabajan como una isla y se demoran en mostrar su avance, lo que causa reprocesos que se pudieron evitar. Por eso es bueno utilizar un “Daily Scrum” que permite diariamente a todos estar enterados de lo que están haciendo los demás y tambien para saber que dificultades hay en el equipo. Esto del Daily Scrum tiene mas elementos que pueden ser material para otro artículo.

  2. Oscar Alberto zapata R.

    Ingeniero Carmona, estaré en atenta espera del articulo donde se hable con mayor profundidad y definición del “Daily Scrum”.

  3. Muy claro el artículo, excelente, incluso desde el título, es el día de día de muchos proyectos que en definitiva se hacen complejos por la comunicación…de ahí “La torre de babel”. Conviene pues que se le dé lugar a las comunicaciones para que en com-unión se tomen decisiones, se avance y se alcance los objetivos del proyecto.

    1. Efectivamente Yudiney, esto es el día a día en los proyectos. Lo más interesante es que los Líderes deben saber “convivir” con la Torre de Babel que es un proyecto. Este punto en especial puede tener mas de arte que de técnica en Gestión de Proyectos.

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